Engagement en concours club pour cavaliers indépendants

On ne le répètera jamais assez, nos services s'adressent à des cavaliers majeurs et TECHNIQUEMENT AUTONOMES.
Dans un système fédéral sportif normal, les CLUBS assurent l'encadrement des pratiquants du niveau CLUB. Et donc ces cavaliers ne sont pas censés pouvoir engager sans passer par un CLUB.

Dans la pratique, nous avons constaté que toute une population de cavaliers de loisirs a son cheval chez lui, hors tout contact club, et envie de sortir en concours club sans avoir les moyens techniques ou financiers de passer en catégorie AMATEUR.
Parfois aussi le cavalier est encadré par un moniteur indépendant qui n'est pas affilié à la FFE et ne peut engager; parfois encore certains cavaliers ayant leur cheval en club constatent que leur propre club refuse de les engager sur les concours où ils souhaitent se rendre seuls...
C'est à toute cette population que Zone R  dédie ses services. C'est pour ces gens dont nous faisions à l'époque partie que nous avons créé Zone R en 2009...

Le cavalier doit donc être:
- majeur, capable d'être techniquement responsable de lui même sur le terrain de concours; ou bien si mineur la demande est faite par un adulte licencié FFE techniquement responsable du mineur sur le terrain. Un adulte non licencié ne peut être enregistré comme coach.
- autonome dans l'utilisation du SIF, le Service Informatique Fédéral (Zone R n'a pas pour mission de former les personnes à ce sujet), et donc capable de rédiger une demande d'engagement correcte.

Non, nous mettons à votre disposition un service de SECRÉTARIAT BÉNÉVOLE, ce qui n'est pas du tout la même chose.
Vous n'avez pas de codes d'accès ni un accès direct au SIF autre que votre accès de cavalier qui vous permet de vérifier votre engagement.

Pour cette raison, notre service "Engagement CLUB" n'est PAS ADAPTE aux gens qui engagent beaucoup (environ plus de deux fois par mois) et au dernier moment: le secrétariat sera trop lent et pas assez direct pour cette population de compétiteurs. Notre service est plutôt adapté au cavalier de loisir qui sort en compétition moins d'une dizaine de fois dans l'année.
Pour ceux qui engagent beaucoup, nous conseillons de se tourner vers les ACF Association des Cavaliers de France, dont la cotise est bien plus onéreuse, mais justifiée par la mise à disposition d'une interface informatique de paiement individuel, directement sur le SIF de la FFE, qui procure au cavalier une autonomie complète en niveau CLUB.

A l'époque, nous avons créé Zone R précisément parce que le coût de la cotise aux ACF est prohibitif pour une population qui engage peu dans l'année, alors que leur service est totalement adapté aux cavaliers aui engagent beaucoup.

Il suffit de :

1- régler sa cotise associative annuelle de 15 €
2- nous envoyer, conjointement, les fonds de l'engagement et votre demande

Cette demande peut être faite par courrier accompagné d'un chèque du montant de l'engagement, ou bien du prélèvement sur cagnotte personnelle préalablement alimentée, ou bien par email avec soit un signalement de virement, soit pareillement la demande de débit d'une cagnotte. Précisez nous bien à chaque fois votre mode de règlement car avec plus de 60 adhérents nous ne "devinons" pas qui a choisi le système cagnotte.
Pour les demandes par email, vous pouvez soit nous scanner le formulaire rempli (pas de photos par smartphone), soit recopier dans le mail, dans l'ordre, le contenu du formulaire: le formulaire n'est pas obligatoire, ce qui est important c'est la présence et l'ordre de ce qui y est demandé.

Une demande bien rédigée, avec toutes les infos dans le bon ordre, est traitée par le secrétariat en quelques minutes à peine.

Pour pouvoir engager vite et au vol, certains cavaliers choisissent de pré-régler par "cagnotte": vous nous envoyez la somme de votre choix qui correspond à plusieurs de vos engagements (par exemple 50 € pour quelqu’un qui engage peu, 100 € pour quelqu'un qui engage beaucoup: c'est vous qui choisissez). Nous, nous transférons cette somme sur le compte FFE de l'association, en tenant un registre écrit de qui a versé quoi individuellement.
Il est alors possible d'engager sur simple mail en notifiant "fonds cagnotte": dès que l'engagement est effectué nous vous donnons la mise à jour de votre "solde cagnotte disponible".

Ce système est pratique car il permet de ne pas se soucier en amont du montant précis de l'engagement.

Si il reste de l'argent sur votre cagnotte et que vous souhaitez changer de système d'engagement, il est possible de demander sa restitution sur simple mail, nous vous envoyons un chèque du montant restant.

Depuis quelques années les tarifs des engagements en concours ne sont plus visibles sur le SIF (Service Informatique Fédéral)... que par les clubs affiliés... Justement parce qu'en système fédéral, les cavaliers club doivent être encadrés par les clubs... Les cavaliers n'ont donc plus accès à cette information.

Pour connaître le tarif d'un concours, il suffit de nous envoyer un email mentionnant le numéro du concours: en retour nous vous envoyons un copié collé de l'écran: le premier tarif est celui de l'engagement normal, le second tarif affiché dans le tableau, si pertinent, est celui des engagements terrain, une fois la date de clôture des engagements dépassée.
Ainsi vous disposerez de tous les éléments pour rédiger votre demande d'engagement et nous transférer les fonds correspondants.

Le système de "cagnotte" est à ce sujet pratique, car avec une cagnotte suffisamment approvisionnée, il suffit d'effectuer sa demande sans se soucier du montant exact: après engagement une mise à jour de votre cagnotte vous est envoyée avec le solde disponible. Nous ne prélevons sur la cagnotte que le montant exact de votre engagement, exactement comme si vous faisiez un virement.

- vos documents papiers sont LISIBLES...

- vos documents numériques sont SCANNES: aucune demande faite en image photo par smartphone ne sera traitée... Elles sont souvent illisibles ou basculées et nécessitent un traitement informatique pour être lues... donc du temps...

- vos fonds arrivent par le même biais et en même temps que votre demande: si votre demande est par courrier,  joignez y un chèque; si votre demande est par email, le règlement doit être fait en synchro ou avant avec notification du virement, de son motif et de son montant dans votre mail. L'idéal pour les virements est d'utiliser la fonction des banques de notification par email du destinataire.

Ce qui est absolument à éviter est par exemple une demande par courrier sans fonds et règlement en décalé par virement ou l'inverse: le secrétariat perdra bien trop de temps à relier demande et fonds et refusera de traiter votre demande.

En aucun cas, bien évidemment, l'association n'avance de fonds pour ses adhérents...

Une cagnotte non approvisionnée ou une absence de virement entraînera logiquement un refus de traiter la demande.

>> Rappelez vous que le secrétariat est assuré sur du temps BENEVOLE: une demande correctement rédigée et bien préparée est traitée en à peine quelques minutes!!!

Sur votre demande d'engagement, la mention d'un coach est obligatoire, toujours suivant ce principe que les cavaliers du niveau CLUB ne sont, par définition, pas autonomes techniquement, et donc doivent être encadrés.

Le coach est le RESPONSABLE JURIDIQUE du cavalier sur le site le jour du concours.
Si vous n'avez pas de coach, il vous faut vous mettre "coach de vous même", ce qui est évidemment interdit pour les mineurs. Les mineurs doivent donc désigner en coach une personne majeure et licenciée de la FFE.

Le secrétariat est souvent "inerte" pendant la semaine, donc ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas de nouvelles de votre demande envoyée un mardi par exemple.... Nous savons que les cavaliers attendent souvent le dernier moment pour engager, d'avoir monté leur cheval le weekend pour faire leur choix de concours et donc le secrétariat traite toutes les demandes groupées soit le DIMANCHE soit le LUNDI MATIN, justement pour assurer ces engagements tarifs.

ATTENTION!!
Dans l'idéal faites nous parvenir votre demande maxi le dimanche soir..............
Une demande qui arrive le LUNDI DE CLÔTURE APRÈS 10H a toutes les chances de ne pas être traitée!!! Le secrétariat a alors souvent déjà effectué son travail groupé des demandes de la semaine!!

Il est de votre ressort de prévoir et demander votre engagement suffisamment tôt pour qu'il puisse être traité par le secrétariat.

TANT QUE VOUS NE RECEVEZ PAS DE NOTIFICATION MAIL, C'EST QUE VOTRE DEMANDE N'A PAS ENCORE ÉTÉ TRAITE.

Il est inutile de nous relancer en cours de semaine si "rien ne se passe", sauf urgence, c'est le processus normal.

Par contre si le lundi de clôture après midi vous n'avez toujours pas de nouvelles, là il est possible d'appeler ou envoyer un sms (06.86.83.52.69: urgences et sms seulement!) vérifier que votre demande n'a pas été oubliée. C'est rarissime, c'est arrivé une seule fois en plus de 10 ans, mais pas impossible avec un secrétariat humain.

Attention, les désengagements sont possibles jusqu'au dimanche minuit précédant le lundi de clôture, ce qui signifie que:

• Si je demande à désengager avant dimanche  minuit (mettre sur le mail "TRAITEMENT URGENT" si il y a peu de temps car rappelez vous qu'en routine le secrétariat ne traite les demandes que les dimanche/lundi matin: lundi matin il sera trop tard!): le désengagement est informatiquement possible et nous vous renvoyons un mail avec le montant récupéré, remis sur votre cagnotte ou noté en cagnotte temporaire si vous n'avez pas de cagnotte d'habitude.
• Si vous passez le dimanche minuit précédant la clôture, le désengagement nous est informatiquement impossible: vous perdez alors vos fonds et ne pouvez prétendre à aucun remboursement; il ne vous reste plus qu'à appeler l'organisateur pour vous déclarer non partant car informatiquement, nous ne pouvons plus rien faire.

C'est à vous de faire le suivi de votre épreuve car nous ne gardons pas en mémoire informatique les engagements de chacun.

Si votre concours est annulé par l'organisateur, il vous faut attendre que ce concours soit notifié annulé sur le SIF, et à ce moment là nous contacter pour nous signaler l'annulation effective: le montant de votre engagement est alors visible sur notre compte club et nous le restituons sur votre cagnotte habituelle ou une cagnotte temporaire, pour un engagement ultérieur.

Si vous estimez ne plus utiliser votre cagnotte pour n'importe quelle raison, vous pouvez à tout moment demander sa restitution d'un simple mail: nous vous renvoyons alors un chèque du montant correspondant.

Dernière mise à jour de cette page le 10/10/2024.